Barcode System¶
User Guide¶
Generate, print, and scan barcodes for tracking physical items, boxes, and locations in your archive.
Overview¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BARCODE SYSTEM │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ GENERATE PRINT SCAN │
│ │ │ │ │
│ ▼ ▼ ▼ │
│ Create codes Label sheets Find records │
│ for records for boxes Update locations │
│ and locations and items Track movements │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Barcode Types¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BARCODE FORMATS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ║║│║║│║║│║║│║║│║ │
│ CODE 128 - Standard linear barcode │
│ Best for: Reference codes │
│ │
│ ▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄ │
│ ██ ▄▄▄▄▄ ██▄█ █ │
│ QR CODE - 2D matrix barcode │
│ Best for: URLs, detailed info │
│ │
│ CODE 39 - Alphanumeric barcode │
│ Best for: Simple identifiers │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
How to Access¶
Main Menu
│
▼
Admin
│
▼
Tools
│
▼
Barcodes ──────────────────────────────────────────────────┐
│ │
├──▶ Generate Barcodes (create new barcodes) │
│ │
├──▶ Print Labels (create label sheets) │
│ │
├──▶ Scan (lookup by barcode) │
│ │
└──▶ Batch Print (print multiple) │
Generating Barcodes¶
For a Single Record¶
From any record view, click More → Generate Barcode:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ GENERATE BARCODE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Record: ADM/BOARD/1985/001 │
│ Title: Board Meeting Minutes 1985 │
│ │
│ BARCODE OPTIONS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ Format: [Code 128 ▼] │
│ • Code 128 │
│ • QR Code │
│ • Code 39 │
│ │
│ Content: [Reference Code ▼] │
│ • Reference Code │
│ • Accession Number │
│ • System ID │
│ • Custom │
│ │
│ Include Text: [✓] Show human-readable text below │
│ │
│ │
│ PREVIEW │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ ║║│║║│║║│║║│║║│║║│║║│║║│║ │
│ ADM/BOARD/1985/001 │
│ │
│ [Download] [Print] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
For Locations¶
Generate barcodes for storage locations:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ LOCATION BARCODE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Location: Strong Room A, Shelf 3, Bay 2 │
│ Code: LOC-SRA-S03-B02 │
│ │
│ ▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄▄ │
│ ██ ▄▄▄▄▄ ██▄█ █ │
│ █▄ █ █ █▄▄▄██ │
│ ██ █▄▄▄█ █ ▄▄ █ │
│ ▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀▀ │
│ │
│ Strong Room A │
│ Shelf 3, Bay 2 │
│ │
│ [Download] [Print] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Printing Labels¶
Single Label¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PRINT LABEL │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Label Size: [Standard (50mm x 25mm) ▼] │
│ • Small (25mm x 10mm) │
│ • Standard (50mm x 25mm) │
│ • Large (100mm x 50mm) │
│ • Custom │
│ │
│ Include: [✓] Barcode │
│ [✓] Reference Code │
│ [✓] Title (truncated) │
│ [ ] Date │
│ [ ] Repository │
│ │
│ Copies: [1 ] │
│ │
│ [Preview] [Print] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Batch Label Printing¶
Print multiple labels at once:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BATCH PRINT LABELS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ SELECT RECORDS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ Source: [Search Results ▼] │
│ • Search Results │
│ • Selected Records │
│ • By Reference Range │
│ • By Location │
│ • Import List (CSV) │
│ │
│ Reference Range: [ADM/001 ] to [ADM/100 ] │
│ │
│ Records Found: 87 │
│ │
│ LABEL SETTINGS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ Label Stock: [Avery L7163 (14 per sheet) ▼] │
│ │
│ Start Position: [1 ] (skip used labels) │
│ │
│ [Preview PDF] [Print] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Label Sheet Preview¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ LABEL SHEET PREVIEW Page 1 of 7 │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ │
│ │ ║║│║║│║║│║║│ │ │ ║║│║║│║║│║║│ │ │
│ │ ADM/001 │ │ ADM/002 │ │
│ │ Board Minutes │ │ Annual Report │ │
│ └───────────────┘ └───────────────┘ │
│ │
│ ┌───────────────┐ ┌───────────────┐ │
│ │ ║║│║║│║║│║║│ │ │ ║║│║║│║║│║║│ │ │
│ │ ADM/003 │ │ ADM/004 │ │
│ │ Correspondence│ │ Accounts │ │
│ └───────────────┘ └───────────────┘ │
│ │
│ ... (14 labels per sheet) │
│ │
│ [◀ Prev] [Download PDF] [Print All] [Next ▶] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Scanning Barcodes¶
Using a Scanner¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BARCODE LOOKUP │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Scan or Enter Barcode: │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ADM/BOARD/1985/001 🔍 │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Tip: Place cursor in box, then scan with barcode reader │
│ │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ RESULT │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ ✅ Record Found │
│ │
│ Title: Board Meeting Minutes 1985 │
│ Reference: ADM/BOARD/1985/001 │
│ Level: File │
│ Location: Strong Room A, Shelf 3 │
│ │
│ [View Record] [Update Location] [Print Label] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Using Mobile Camera¶
On mobile devices, use the camera to scan:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ MOBILE SCANNER │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ │ Point camera at barcode │ │
│ │ │ │
│ │ ┌─────────────┐ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │ [ /// ] │ ← Align barcode here │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ └─────────────┘ │ │
│ │ │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ [📷 Scan] [⌨️ Enter Manually] [🔦 Toggle Flash] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Location Tracking with Barcodes¶
Update Location by Scanning¶
Quickly move items between locations:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ LOCATION UPDATE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Step 1: Scan LOCATION barcode │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ ✅ Location: Strong Room B, Shelf 5, Bay 3 │
│ │
│ Step 2: Scan ITEM barcodes │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ │
│ ✅ ADM/BOARD/1985/001 - Board Meeting Minutes │
│ ✅ ADM/BOARD/1985/002 - Annual Report │
│ ✅ ADM/BOARD/1985/003 - Financial Statements │
│ 🔄 Waiting for next scan... │
│ │
│ Items scanned: 3 │
│ │
│ [Finish & Save] [Clear All] [Undo Last] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Workflow¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ LOCATION UPDATE WORKFLOW │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌──────────────┐ │
│ │ Scan Location│ │
│ │ Barcode │ │
│ └──────┬───────┘ │
│ │ │
│ ▼ │
│ ┌──────────────┐ │
│ │ Scan Item │◄────────┐ │
│ │ Barcode │ │ │
│ └──────┬───────┘ │ │
│ │ │ │
│ ▼ │ │
│ ┌──────────────┐ │ │
│ │ More items? │─── Yes ─┘ │
│ └──────┬───────┘ │
│ │ No │
│ ▼ │
│ ┌──────────────┐ │
│ │ Save │ │
│ │ Changes │ │
│ └──────────────┘ │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Box Barcodes¶
Create barcodes for archival boxes:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BOX BARCODE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Box Number: BOX-2025-0142 │
│ │
│ Contents: ADM/BOARD/1985/001 - 1985/025 │
│ (25 files) │
│ │
│ Location: Strong Room A, Shelf 3 │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ ║║│║║│║║│║║│║║│║║│║║│║║│║ │ │
│ │ BOX-2025-0142 │ │
│ │ │ │
│ │ Board Meeting Minutes │ │
│ │ 1985/001 - 1985/025 │ │
│ │ Strong Room A, Shelf 3 │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ [Print Box Label] [Print Spine Label] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Barcode Settings¶
Configure barcode defaults:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BARCODE SETTINGS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ DEFAULT FORMAT │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Barcode Type: [Code 128 ▼] │
│ Content Field: [Reference Code ▼] │
│ Include Text: [✓] Yes │
│ │
│ LABEL DEFAULTS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Label Stock: [Avery L7163 ▼] │
│ Font: [Arial ▼] │
│ Font Size: [8pt ▼] │
│ │
│ PREFIX SETTINGS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Location Prefix: [LOC- ] │
│ Box Prefix: [BOX- ] │
│ │
│ [Save Settings] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Supported Label Stocks¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ LABEL TEMPLATES │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Standard Labels: │
│ • Avery L7163 (14 per sheet, 99.1 x 38.1mm) │
│ • Avery L7161 (18 per sheet, 63.5 x 46.6mm) │
│ • Avery L7651 (65 per sheet, 38.1 x 21.2mm) │
│ │
│ Box Labels: │
│ • Avery L7167 (1 per sheet, 199.6 x 289.1mm) │
│ • Avery L7165 (8 per sheet, 99.1 x 67.7mm) │
│ │
│ Spine Labels: │
│ • Custom spine (50 x 200mm) │
│ │
│ [+ Add Custom Template] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Tips¶
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ DO │ ✗ DON'T │
├────────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│ Use consistent barcode format │ Mix different formats │
│ Test labels before bulk print │ Print hundreds untested │
│ Include human-readable text │ Use barcode-only labels │
│ Label boxes and locations │ Only label items │
│ Keep scanner charged │ Let battery die mid-task │
│ Back up barcode data │ Assume database is enough │
└────────────────────────────────┴────────────────────────────┘
Troubleshooting¶
Problem Solution
───────────────────────────────────────────────────────────
Barcode won't scan → Clean the barcode
Improve lighting
Check for damage
Try manual entry
Wrong record appears → Duplicate barcode exists
Check reference code
Report to administrator
Labels printing misaligned → Check paper orientation
Adjust printer settings
Try different start position
Scanner not detected → Check USB connection
Install scanner drivers
Try different USB port
QR code too small → Use larger label size
Reduce data in QR code
Need Help?¶
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