Digital Asset Management (DAM) Module¶
User Guide¶
Manage born-digital and digitized assets including photographs, videos, audio files, documents, and 3D models.
Overview¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ DAM MODULE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 📷 Images 🎬 Video 🎵 Audio │
│ │ │ │ │
│ ▼ ▼ ▼ │
│ JPEG, TIFF MP4, MOV WAV, MP3 │
│ PNG, RAW AVI, MKV FLAC, OGG │
│ │
│ 📄 Documents 🎲 3D Models 📊 Data │
│ │ │ │ │
│ ▼ ▼ ▼ │
│ PDF, DOCX GLB, OBJ CSV, XML │
│ TXT, RTF STL, FBX JSON │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
When to Use DAM Module¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ USE DAM MODULE FOR: │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 📷 Digital photographs and scans │
│ 🎬 Video recordings and films │
│ 🎵 Audio recordings (oral history, music) │
│ 📄 Born-digital documents │
│ 🎲 3D scans and models │
│ 📊 Datasets and spreadsheets │
│ 🌐 Web archives and social media │
│ 💾 Software and code │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
How to Access¶
Main Menu
│
▼
GLAM/DAM
│
▼
Digital Assets ────────────────────────────────────────────┐
│ │
├──▶ Browse Assets (view all digital objects) │
│ │
├──▶ Add Asset (upload new files) │
│ │
├──▶ Batch Upload (multiple files at once) │
│ │
└──▶ Storage Report (disk usage statistics) │
Adding a Digital Asset¶
Step 1: Click Add Asset¶
Go to GLAM/DAM → Digital Assets → Add
Step 2: Upload Your File¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ UPLOAD DIGITAL ASSET │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ Drag and drop files here │ │
│ │ │ │
│ │ or click to browse │ │
│ │ │ │
│ │ Maximum file size: 2 GB │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Selected: photograph_001.tif (45.2 MB) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Step 3: Auto-Detected Metadata¶
The system extracts metadata automatically:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ EXTRACTED METADATA │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ✅ File Information │
│ Format: TIFF │
│ Size: 45.2 MB │
│ Dimensions: 4000 × 3000 pixels │
│ Color Space: sRGB │
│ Bit Depth: 24-bit │
│ │
│ ✅ EXIF Data │
│ Camera: Canon EOS 5D Mark IV │
│ Date Taken: 2025-01-10 14:32:15 │
│ ISO: 400 │
│ Aperture: f/8 │
│ Shutter: 1/250s │
│ GPS: -33.9249, 18.4241 │
│ │
│ ✅ IPTC Data │
│ Creator: John Smith │
│ Copyright: © 2025 Archive │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Step 4: Add Descriptive Metadata¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ DESCRIPTIVE METADATA │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ IDENTIFICATION │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Asset ID: [DAM-2025-00456 ] (auto) │
│ Title: [Company Board Building - Exterior] │
│ Asset Type: [Photograph ▼] │
│ │
│ DESCRIPTION │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Description: │
│ [Front elevation of the Company Board Building, ]│
│ [photographed from Adderley Street showing the ]│
│ [neoclassical facade and entrance portico. ]│
│ │
│ CREATION │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Creator: [Smith, John ] │
│ Date Created: [2025-01-10 ] (from EXIF) │
│ Place Created: [Cape Town, South Africa ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Supported File Types¶
Images¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ IMAGE FORMATS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Preservation: TIFF, DNG, RAW │
│ Access: JPEG, PNG, GIF, WebP │
│ Vector: SVG, AI, EPS │
│ │
│ ⚙️ System generates: │
│ • Thumbnail (150px) │
│ • Reference (800px) │
│ • Access copy (2000px JPEG) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Audio¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ AUDIO FORMATS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Preservation: WAV, FLAC, AIFF │
│ Access: MP3, OGG, AAC, M4A │
│ │
│ ⚙️ System extracts: │
│ • Duration │
│ • Sample rate │
│ • Bit depth │
│ • Channels (mono/stereo) │
│ • Waveform visualization │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Video¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ VIDEO FORMATS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Preservation: MOV, MKV, AVI (uncompressed) │
│ Access: MP4 (H.264), WebM │
│ │
│ ⚙️ System extracts: │
│ • Duration │
│ • Resolution │
│ • Frame rate │
│ • Codec information │
│ • Thumbnail frames │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
3D Models¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 3D MODEL FORMATS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Web Display: GLB, GLTF │
│ Exchange: OBJ, FBX, STL │
│ Apple AR: USDZ │
│ │
│ ⚙️ System generates: │
│ • Thumbnail render │
│ • Web-optimized GLB │
│ • Polygon count │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
IPTC Metadata¶
Standard fields for images:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ IPTC FIELDS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ CONTENT │
│ Headline: [Board Building Exterior ] │
│ Description: [Front view showing... ] │
│ Keywords: [architecture, heritage, Cape Town] │
│ │
│ ORIGIN │
│ Creator: [John Smith ] │
│ Date Created: [2025-01-10 ] │
│ City: [Cape Town ] │
│ Country: [South Africa ] │
│ │
│ RIGHTS │
│ Copyright: [© 2025 The Archive ] │
│ Rights Usage: [Contact archive for use ] │
│ Credit Line: [Photo: John Smith/Archive ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Batch Upload¶
Upload multiple files at once:
Step 1: Prepare Files¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BATCH UPLOAD │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Drop multiple files or a folder: │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ │ │
│ │ Drop files or folder here │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Files queued: 25 │
│ │
│ ☑ photo_001.tif 45 MB Ready │
│ ☑ photo_002.tif 42 MB Ready │
│ ☑ photo_003.tif 48 MB Ready │
│ ... │
│ │
│ [Start Upload] [Clear Queue] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Step 2: Apply Common Metadata¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ APPLY TO ALL │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Apply these values to all uploaded files: │
│ │
│ Creator: [John Smith ] │
│ Copyright: [© 2025 The Archive ] │
│ Repository: [Main Collection ▼] │
│ │
│ ☑ Extract EXIF data automatically │
│ ☑ Generate access copies │
│ ☐ Apply to existing parent record │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Technical Metadata¶
View detailed file information:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ TECHNICAL METADATA │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ FILE CHARACTERISTICS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Filename: photograph_001.tif │
│ MIME Type: image/tiff │
│ File Size: 45,234,567 bytes (45.2 MB) │
│ Checksum (MD5): a3f2b8c9d4e5f6g7h8i9j0k1l2m3n4o5 │
│ Checksum (SHA256): abc123... │
│ │
│ IMAGE PROPERTIES │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Width: 4000 pixels │
│ Height: 3000 pixels │
│ Resolution: 300 DPI │
│ Color Space: sRGB IEC61966-2.1 │
│ Bit Depth: 24-bit (8 bits per channel) │
│ Compression: None (uncompressed) │
│ │
│ PRESERVATION │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Format Valid: ✅ Yes │
│ Well-formed: ✅ Yes │
│ PRONOM ID: fmt/353 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Storage and Derivatives¶
How files are stored:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ STORAGE STRUCTURE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Original File (Preservation) │
│ │ │
│ ├── Master copy (never modified) │
│ │ │
│ └── Derivatives (auto-generated) │
│ │ │
│ ├── Thumbnail (150px) │
│ ├── Reference (800px) │
│ └── Access (2000px) │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Rights and Access¶
Control who can view and download:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ACCESS SETTINGS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Visibility: [Public ▼] │
│ • Public (anyone) │
│ • Restricted (logged-in users) │
│ • Private (staff only) │
│ │
│ Download: [Access copy only ▼] │
│ • Original (full resolution) │
│ • Access copy only │
│ • No download │
│ • Request required │
│ │
│ Watermark: [✓] Apply watermark to downloads │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Tips for Digital Assets¶
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ DO │ ✗ DON'T │
├────────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│ Upload preservation masters │ Only keep compressed │
│ Add descriptive metadata │ Leave titles as filenames│
│ Include rights information │ Skip copyright details │
│ Use consistent naming │ Use random file names │
│ Verify checksums │ Assume files are intact │
│ Tag with keywords │ Skip subject access │
└────────────────────────────────┴────────────────────────────┘
Film & Video Metadata (New)¶
The DAM module includes specialized fields for film and video heritage materials.
Production Details¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ PRODUCTION DETAILS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Running Time: [21 ] minutes │
│ Production Country:[South Africa ] │
│ Country Code: [ZAF] (ISO 3166-1 alpha-3) │
│ │
│ Production Company:[African Film Productions] │
│ Distributor: [ ] │
│ Series Title: [ ] │
│ Season/Episode: [ ] / [ ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Alternative Versions¶
Track different language versions, restorations, and edits:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ALTERNATIVE VERSIONS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Title Type Language Code Year │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Kuddes van die veld Language Afrikaans afr 1954 │
│ Flocks of the veld Language English eng 1954 │
│ │
│ Types: Language, Format, Restoration, Director's Cut, │
│ Censored, Other │
│ │
│ [+ Add Version] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Format Holdings & Access¶
Document where physical copies are held:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ FORMAT HOLDINGS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Format Institution Location Condition Access │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ 16mm WCPLS Film Vault Good On Request │
│ 35mm NFVSA Archive Fair Restricted │
│ Digital AHG Cloud Excellent Available │
│ │
│ Format Types: │
│ • Film: 35mm, 16mm, 8mm, Super8, Nitrate, Safety │
│ • Video: VHS, Betacam, U-matic, DV │
│ • Digital: DVD, Blu-ray, Digital File, DCP, ProRes │
│ • Audio: Audio Reel, Audio Cassette, Vinyl, CD │
│ │
│ Condition: Excellent, Good, Fair, Poor, Deteriorating │
│ Access: Available, Restricted, Preservation Only, │
│ Digitized, On Request, Staff Only │
│ │
│ [+ Add Holding] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
External References¶
Link to film databases and resources:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ EXTERNAL REFERENCES │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Type URL Person Role │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ ESAT esat.sun.ac.za/... D. Swanson Director │
│ IMDb imdb.com/title/... │
│ Wikipedia en.wikipedia.org/... │
│ │
│ Link Types: │
│ • South African: ESAT, SA Film, NFVSA │
│ • Film Databases: IMDb, BFI, AFI, Letterboxd, MUBI │
│ • Knowledge Bases: Wikipedia, Wikidata, VIAF │
│ • Media Platforms: YouTube, Vimeo, Archive.org │
│ • Other: Review, Academic, Press │
│ │
│ [+ Add Link] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Loan Management¶
The DAM module integrates with the Loan plugin for managing loans:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ LOAN ACTIONS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 📋 New Loan Create a new loan for this asset │
│ 📊 Manage Loans View and manage existing loans │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Optional Features¶
Some dashboard sections only appear when the corresponding plugins are enabled. If you don't see a feature listed below, ask your administrator to enable the plugin.
| Feature | Requires Plugin |
|---|---|
| Loan Management (Manage Loans, New Loan Out) | ahgLoanPlugin |
Need Help?¶
Contact your system administrator or digital archivist if you need assistance.
Part of the AtoM AHG Framework Last Updated: 2026-02-07