Library Module¶
User Guide¶
Catalog library materials using Dublin Core and MARC-based fields for books, journals, and other published materials.
Overview¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ LIBRARY MODULE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 📚 Books 📰 Journals 📀 Media │
│ │ │ │ │
│ ▼ ▼ ▼ │
│ Monographs Serials CDs/DVDs │
│ Collections Periodicals Audiobooks │
│ Reference Magazines E-resources │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
When to Use Library Module¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ USE LIBRARY MODULE FOR: │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 📕 Published books and monographs │
│ 📰 Journals, magazines, and serials │
│ 📖 Reference materials (encyclopedias, dictionaries) │
│ 💿 Audio/visual materials (CDs, DVDs, audiobooks) │
│ 📄 Pamphlets and ephemera │
│ 🗺️ Maps and atlases │
│ 🎵 Sheet music and scores │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
How to Access¶
Main Menu
│
▼
GLAM/DAM
│
▼
Library ──────────────────────────────────────────────────┐
│ │
├──▶ Browse Library (view all items) │
│ │
├──▶ Add Library Item (create new record) │
│ │
└──▶ Import MARC (bulk import) │
Adding a Library Item¶
Step 1: Click Add Library Item¶
Go to GLAM/DAM → Library → Add
Step 2: Choose Material Type¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SELECT MATERIAL TYPE │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ ○ Book / Monograph │
│ ○ Journal / Serial │
│ ○ Article │
│ ○ Audio Recording │
│ ○ Video Recording │
│ ○ Map │
│ ○ Music Score │
│ ○ Electronic Resource │
│ ○ Other │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Step 3: Fill in the Form¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ADD LIBRARY ITEM │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ TITLE INFORMATION │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Title: [A History of South Africa ] │
│ Subtitle: [From 1652 to Present ] │
│ Uniform Title: [ ] │
│ │
│ CREATOR INFORMATION │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Author: [Thompson, Leonard ] │
│ Other Authors: [+ Add another ] │
│ Editor: [ ] │
│ │
│ PUBLICATION │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ Publisher: [Yale University Press ] │
│ Place: [New Haven ] │
│ Date: [2014 ] │
│ Edition: [4th edition ] │
│ │
│ IDENTIFIERS │
│ ───────────────────────────────────────────────────────── │
│ ISBN: [978-0-300-20723-0 ] │
│ Call Number: [DT1787 .T56 2014 ] │
│ Accession No: [LIB-2025-00142 ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Key Fields Explained¶
Title Area¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ FIELD │ WHAT TO ENTER │
├────────────────────┼────────────────────────────────────────┤
│ Title │ Main title of the work │
│ Subtitle │ Secondary title after colon │
│ Uniform Title │ Standard title for variants │
│ Series Title │ Name of book series │
│ Volume/Issue │ Volume number or issue │
└────────────────────┴────────────────────────────────────────┘
Creator Area¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ FIELD │ WHAT TO ENTER │
├────────────────────┼────────────────────────────────────────┤
│ Author │ Primary creator (Last, First) │
│ Editor │ Person who edited the work │
│ Translator │ Person who translated │
│ Illustrator │ Person who created illustrations │
│ Corporate Author │ Organization as author │
└────────────────────┴────────────────────────────────────────┘
Physical Description¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ FIELD │ WHAT TO ENTER │
├────────────────────┼────────────────────────────────────────┤
│ Extent │ Number of pages (e.g., "324 pages") │
│ Dimensions │ Size (e.g., "24 cm") │
│ Illustrations │ Type (e.g., "color illustrations") │
│ Accompanying │ Included materials (e.g., "1 CD-ROM") │
└────────────────────┴────────────────────────────────────────┘
Subject and Classification¶
Adding Subjects¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SUBJECTS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Subject Headings: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ South Africa -- History │ │
│ │ [×] │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Apartheid -- South Africa │ │
│ │ [×] │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ [+ Add Subject] │
│ │
│ Genre/Form: [History ▼] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Classification Numbers¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ CLASSIFICATION │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Call Number: [DT1787 .T56 2014 ] │
│ │
│ Dewey Decimal: [968 ] │
│ │
│ LC Classification:[DT1787 ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Cataloging Serials (Journals)¶
For journals and periodicals:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SERIAL INFORMATION │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Title: [South African Historical Journal] │
│ │
│ ISSN: [0258-2473 ] │
│ │
│ Frequency: [Quarterly ▼] │
│ • Annual │
│ • Semi-annual │
│ • Quarterly ← │
│ • Monthly │
│ • Weekly │
│ │
│ Holdings: [Vol. 1 (1969) - Vol. 75 (2023) ] │
│ │
│ Gaps: [Vol. 45-47 missing ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Browsing the Library¶
Filter Options¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ BROWSE LIBRARY │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Search: [ ] [Search] │
│ │
│ Filter by: │
│ ┌────────────┐ ┌────────────┐ ┌────────────┐ │
│ │ All Types │ │ All Dates │ │ All Subjects│ │
│ │ ▼ │ │ ▼ │ │ ▼ │ │
│ └────────────┘ └────────────┘ └────────────┘ │
│ │
│ Sort by: [Title A-Z ▼] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Search Tips¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SEARCH EXAMPLES │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ By Title: "History of Cape Town" │
│ By Author: author:Thompson │
│ By ISBN: isbn:9780300207230 │
│ By Call Number: call:DT1787 │
│ By Subject: subject:apartheid │
│ By Date: date:2014 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Digital Objects¶
Attach digital files to library records:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ DIGITAL OBJECTS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Attached Files: │
│ │
│ 📄 Table_of_Contents.pdf [View] [Delete] │
│ 📄 Cover_Image.jpg [View] [Delete] │
│ │
│ [+ Upload File] │
│ │
│ Or link to external resource: │
│ URL: [https://... ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Tips for Cataloging¶
┌────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ DO │ ✗ DON'T │
├────────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│ Enter ISBN/ISSN │ Skip identifiers │
│ Use standard subject headings │ Make up your own terms │
│ Include physical description │ Leave extent blank │
│ Add call numbers │ Forget classification │
│ Note condition issues │ Ignore damage │
│ Link related works │ Catalog in isolation │
└────────────────────────────────┴────────────────────────────┘
Need Help?¶
Contact your system administrator or cataloging librarian if you need assistance.
Part of the AtoM AHG Framework