Vendor Management¶
User Guide¶
Track items sent to external vendors for conservation, restoration, digitization, repair, and other services.
Workflow Overview¶
┌──────────────┐ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐ ┌──────────────┐
│ Register │ │ Create │ │ Track │ │ Receive │
│ Vendor │ ──▶│ Transaction│ ──▶│ Progress │ ──▶│ Return │
│ │ │ │ │ │ │ │
│ Contact info │ │ Add items │ │ Monitor │ │ Update │
│ Services │ │ Set dates │ │ Status │ │ Condition │
└──────────────┘ └──────────────┘ └──────────────┘ └──────────────┘
When to Use¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ USE VENDOR MANAGEMENT FOR: │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ 🔧 Conservation/Restoration → Track repair work │
│ 📷 Digitization → Items at scanning vendor │
│ 🖼️ Framing/Mounting → Artwork preparation │
│ 📋 Appraisal/Valuation → External assessments │
│ 🚚 Transport → Items in transit │
│ 🧹 Cleaning/Pest Treatment → Specialist services │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
How to Access¶
Main Menu
│
▼
Admin
│
▼
Vendors ──────────────────────────────────────────┐
│ │
├──▶ All Vendors (view/add vendors) │
│ │
├──▶ Transactions (all jobs/dispatches) │
│ │
├──▶ Items Out (currently offsite) │
│ │
└──▶ Overdue (past return date) │
Part 1: Managing Vendors¶
Add a New Vendor¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ADD VENDOR │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Company Name * [_________________________] │
│ │
│ Type * [ Company ▼] │
│ ┌─────────────────────┐ │
│ │ Company │ │
│ │ Individual │ │
│ │ Institution │ │
│ │ Government │ │
│ └─────────────────────┘ │
│ │
│ Email * [_________________________] │
│ │
│ Phone [_________________________] │
│ │
│ Address [_________________________] │
│ [_________________________] │
│ │
│ Services Offered ☑ Conservation ☑ Restoration │
│ ☐ Digitization ☑ Framing │
│ ☐ Valuation ☐ Transport │
│ │
│ [ Cancel ] [ Save Vendor ] │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
* Required fields
Vendor Record¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ACME CONSERVATION SERVICES [Edit] │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Type: Company │
│ Email: info@acme-conservation.co.za │
│ Phone: 012 345 6789 │
│ Address: 123 Main Street, Pretoria, 0001 │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ SERVICES │
│ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ │
│ │Conservation │ │ Restoration │ │ Framing │ │
│ └─────────────┘ └─────────────┘ └─────────────┘ │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ CONTACTS │
│ • John Smith (Manager) - john@acme.co.za - 082 123 4567 │
│ • Jane Doe (Accounts) - jane@acme.co.za - 082 987 6543 │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ STATISTICS │
│ Total Jobs: 24 Items Processed: 156 Active: 3 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Part 2: Creating Transactions¶
Transaction Flow¶
┌─────────────┐
│ START │
└──────┬──────┘
│
▼
┌───────────────────────┐
│ Select Vendor │
│ Choose Service Type │
└───────────┬───────────┘
│
▼
┌───────────────────────┐
│ Add Items │
│ • Search records │
│ • Record condition │
│ • Add estimates │
└───────────┬───────────┘
│
▼
┌───────────────────────┐
│ Set Dates │
│ • Dispatch date │
│ • Expected return │
└───────────┬───────────┘
│
▼
┌───────────────────────┐
│ Submit for Approval │
│ (if required) │
└───────────┬───────────┘
│
▼
┌─────────────┐
│ DISPATCH │
└─────────────┘
Create New Transaction¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ NEW TRANSACTION │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Vendor * [ Select vendor... ▼] │
│ │
│ Service Type * [ Conservation ▼] │
│ ┌─────────────────────────────┐ │
│ │ Conservation │ │
│ │ Restoration │ │
│ │ Digitization │ │
│ │ Framing │ │
│ │ Valuation │ │
│ │ Transport │ │
│ └─────────────────────────────┘ │
│ │
│ Reference No. [ TXN-2026-001____________] │
│ │
│ Dispatch Date * [ 15/01/2026 📅] │
│ │
│ Expected Return * [ 15/02/2026 📅] │
│ │
│ Notes [_________________________] │
│ [_________________________] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Add Items to Transaction¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ADD ITEMS TO TRANSACTION │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 🔍 Search records: [photograph album_______] [Search] │
│ │
│ Search Results: │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ ☐ ABC/001/005 - Photograph Album 1920s │ │
│ │ ☑ ABC/001/012 - Family Photograph Album 1935 ← │ │
│ │ ☐ ABC/002/003 - Wedding Album 1948 │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ [ Add Selected Items ] │
│ │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ ITEMS IN THIS TRANSACTION (2) │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ 1. ABC/001/012 - Family Photograph Album 1935 │ │
│ │ Condition: Fair - spine damaged │ │
│ │ Estimate: R 1,500.00 [Remove]│ │
│ ├─────────────────────────────────────────────────────┤ │
│ │ 2. ABC/003/001 - Minute Book 1890 │ │
│ │ Condition: Poor - binding loose │ │
│ │ Estimate: R 2,200.00 [Remove]│ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ Total Estimated Cost: R 3,700.00 │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Part 3: Transaction Status Flow¶
┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌──────────┐ ┌───────────┐
│ Draft │ ──▶ │ Pending │ ──▶ │ Approved │ ──▶ │Dispatched │
│ │ │Approval │ │ │ │ │
└─────────┘ └─────────┘ └──────────┘ └─────┬─────┘
│
▼
┌─────────┐ ┌─────────┐ ┌──────────┐ ┌───────────┐
│ Closed │ ◀── │Returned │ ◀── │Completed │ ◀── │In Progress│
│ │ │ │ │ │ │ │
└─────────┘ └─────────┘ └──────────┘ └───────────┘
Status Meanings:
─────────────────────────────────────────────────────────────
Draft → Being prepared, not yet submitted
Pending → Awaiting manager approval
Approved → Ready to send to vendor
Dispatched → Items sent, with vendor
In Progress → Vendor working on items
Completed → Work done, awaiting pickup
Returned → Items back in-house
Closed → Transaction complete
Part 4: Monitoring Items¶
Dashboard Overview¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ VENDOR DASHBOARD │
├──────────────────┬──────────────────┬───────────────────────┤
│ │ │ │
│ ITEMS OUT │ OVERDUE │ THIS MONTH │
│ │ │ │
│ 12 │ 3 │ Dispatched: 5 │
│ items │ items │ Returned: 8 │
│ │ ⚠️ Action! │ Cost: R 15,420 │
│ │ │ │
└──────────────────┴──────────────────┴───────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ITEMS CURRENTLY OUT │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Reference │ Item │ Vendor │ Due │
├──────────────┼───────────────────┼─────────────┼───────────┤
│ TXN-2026-001 │ Photo Album 1935 │ ACME Cons. │ 15 Feb │
│ TXN-2026-001 │ Minute Book 1890 │ ACME Cons. │ 15 Feb │
│ TXN-2026-003 │ Oil Painting │ Art Restore │ 28 Feb │
│ TXN-2026-005 │ Maps (12) │ DigiScan │ 🔴 OVERDUE │
└──────────────┴───────────────────┴─────────────┴───────────┘
Overdue Alerts¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ⚠️ OVERDUE ITEMS │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ 🔴 TXN-2026-005 - DigiScan Services │
│ 12 Maps for digitization │
│ Expected: 05 Jan 2026 │
│ Overdue: 5 days │
│ [ View ] [ Contact Vendor ] [ Extend Date ] │
│ │
│ 🔴 TXN-2025-089 - Bookbinders Inc │
│ Ledger Book 1905 │
│ Expected: 02 Jan 2026 │
│ Overdue: 8 days │
│ [ View ] [ Contact Vendor ] [ Extend Date ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Part 5: Receiving Items Back¶
Return Process¶
Item Returns
│
▼
┌────────────────────────┐
│ Verify items received │
│ Check against list │
└───────────┬────────────┘
│
▼
┌────────────────────────┐
│ Inspect condition │
│ Compare before/after │
└───────────┬────────────┘
│
┌────────────┴────────────┐
│ │
▼ ▼
┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ Condition │ │ Condition │
│ OK ✓ │ │ Issue ⚠️ │
└──────┬──────┘ └──────┬──────┘
│ │
▼ ▼
┌─────────────┐ ┌─────────────┐
│ Update │ │ Document │
│ Status │ │ Problem │
│ "Returned" │ │ Contact │
└──────┬──────┘ │ Vendor │
│ └──────┬──────┘
▼ │
┌─────────────┐ │
│ Record │◀────────────────┘
│ Actual │
│ Cost │
└──────┬──────┘
│
▼
┌─────────────┐
│ Close │
│ Transaction │
└─────────────┘
Record Return¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ RECORD ITEM RETURN │
├─────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ │
│ Transaction: TXN-2026-001 │
│ Vendor: ACME Conservation Services │
│ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │ Item: ABC/001/012 - Family Photograph Album 1935 │ │
│ ├─────────────────────────────────────────────────────┤ │
│ │ │ │
│ │ Condition Before: Fair - spine damaged │ │
│ │ │ │
│ │ Condition After: [Good - spine repaired ▼] │ │
│ │ │ │
│ │ Work Completed: ☑ Spine repair │ │
│ │ ☑ Cleaning │ │
│ │ ☐ Rebinding │ │
│ │ │ │
│ │ Estimated Cost: R 1,500.00 │ │
│ │ Actual Cost: [R 1,650.00_____] │ │
│ │ │ │
│ │ Notes: [Additional cleaning required_] │ │
│ │ │ │
│ │ Attach Invoice: [ Choose File ] receipt.pdf │ │
│ │ │ │
│ └─────────────────────────────────────────────────────┘ │
│ │
│ [ Cancel ] [ Mark as Returned ] │
│ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────┘
Service Types Reference¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ SERVICE TYPE │ TYPICAL DAYS │ INSURANCE │ VALUATION│
├────────────────────┼────────────────┼─────────────┼──────────┤
│ Conservation │ 30 │ ✓ │ ✓ │
│ Restoration │ 45 │ ✓ │ ✓ │
│ Framing │ 14 │ ✓ │ ✓ │
│ Digitization │ 7 │ ✓ │ - │
│ Photography │ 3 │ ✓ │ - │
│ Binding │ 21 │ - │ - │
│ Cleaning │ 5 │ - │ - │
│ Pest Treatment │ 7 │ - │ - │
│ Transport │ 1 │ ✓ │ ✓ │
│ Valuation │ 14 │ - │ - │
│ Deacidification │ 14 │ - │ - │
│ Encapsulation │ 7 │ - │ - │
└────────────────────┴────────────────┴─────────────┴──────────┘
Tips for Best Practice¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ✓ DO │ ✗ DON'T │
├────────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│ Document condition before │ Send without photos │
│ Get written estimates │ Skip the approval step │
│ Set realistic return dates │ Forget to follow up │
│ Keep vendor contacts updated │ Let items go overdue │
│ Record all costs │ Lose track of receipts │
│ Check items on return │ Accept without inspection│
└────────────────────────────────┴────────────────────────────┘
Troubleshooting¶
Problem Solution
───────────────────────────────────────────────────────────
Can't find a record to add → Check spelling
Try reference number
Record may not exist yet
Transaction stuck in Draft → Complete all required fields
Add at least one item
Can't dispatch → Get approval first
Check dates are set
Vendor not in list → Add new vendor first
Check vendor is active
Item shows wrong vendor → Contact administrator
May need to move item
Quick Reference¶
┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ ACTION │ WHERE │
├────────────────────────────┼───────────────────────────────┤
│ View all vendors │ Admin → Vendors → All │
│ Add new vendor │ Admin → Vendors → Add │
│ Create transaction │ Admin → Vendors → New Job │
│ View items out │ Admin → Vendors → Items Out │
│ Check overdue │ Admin → Vendors → Overdue │
│ View transaction history │ Admin → Vendors → Transactions│
└────────────────────────────┴───────────────────────────────┘
Need Help?¶
Contact your system administrator if you experience issues.
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